Ogenschijnlijk is het een basale handeling: als voorstel voor de handel die jij wilt voeren met een potentiële klant verstuur je een offerte. De klant bekijkt jouw voorstel, leest het aandachtig door en reageert met een akkoord of niet. Na geleverde diensten of producten verstuur jij een factuur. Maar juist omdat de klant met alle aandacht bekijkt of hij of zij het eens is met de offerte, is die simpele offerte veel meer dan alleen dat. Het document is ineens een van de belangrijkste middelen van communicatie voor jouw bedrijf. Het is dus van enorm belang dat jouw offerte helder en compleet is, en minstens even belangrijk, dat het een professioneel uiterlijk heeft.
Hoe kun je het beste offertes maken?
Dat het achterhaald is om handmatig met Word of Excel offertes en facturen te maken, wist je waarschijnlijk al. Maar wat is dan de beste manier? Op basis van jarenlange ervaring met verschillende aanbieders van administratie software kunnen wij Facturatie Office ten zeerste aanbieden. Zij bieden gratis templates aan, die jij vervolgens alleen nog maar hoeft te voorzien van de juiste gegevens. En dat scheelt natuurlijk enorm veel tijd.
Templates zijn vooraf opgestelde documenten, waarbij alleen nog maar de correcte informatie ingevuld hoeft te worden. In het template staan lege vakjes, die je dus alleen nog maar hoeft te voorzien van informatie. Het prettige is dat je bij een volgende keer de meeste informatie niet meer hoeft in te vullen, omdat de software dit automatisch onthoudt. Gecombineerd met het feit dat offertes maken met Facturatie Office altijd zorgt voor een professioneel en betrouwbaar uiterlijk, zul je zien dat er over tijd meer klanten zullen kiezen voor jouw bedrijf. Want het draait tegenwoordig allemaal om uitstraling.
Offerte maken met administratie software
Een gezond bedrijf is tegenwoordig afhankelijk van haar communicatie. Offertes en facturen maken een groot deel uit van die communicatie, en we kunnen dus concluderen dat de manier waarop jij je offerte opstelt van invloed is op de omzet van je bedrijf. Met administratie software heb je al deze punten zonder moeite geregeld: je stelt professionele documenten op die een goede indruk zullen maken bij je klanten. De documenten zijn voorzien van alle belangrijke informatie, zodat er geen miscommunicatie kan ontstaan dat schadelijk kan zijn voor je zakelijke relaties.
En bovendien kun je de documenten die je met facturatie software aanmaakt makkelijk persoonlijk maken, door middel van het toevoegen van een bedrijfslogo en aangepaste teksten op je offerte. Zo kun je de herkenbare punten van jouw bedrijf als kleuren en logo’s doorvoeren op je documenten.
Daarnaast vinden klanten het prettig om snel te weten waar ze aan toe zijn, om zo snel een beslissing te kunnen maken. Door gebruik te maken van een softwareprogramma als Facturatie Office kun jij snel reageren en klanten snel voorzien van de informatie die ze willen, en dat zul je natuurlijk terugzien in je omzet.Conclusie: Om mee te kunnen met de tijd, en ervoor te zorgen dat je op geen enkel front achter de feiten aan zal lopen, is het goed om gebruik te maken van management software. Wil je meer weten over de perfecte oplossing voor jouw bedrijfsadministratie? Check dan de website van Facturatie Office.